Description
Book SynopsisVor einem liegt nicht nur ein bislang unüberschaubares Projekt, sondern schon eine Ahnung hinsichtlich all der Probleme, die mit ihm einhergehen könnten: Wer kennt das nicht?
Stanley Portny zeigt, wie Projektmanagement richtig funktioniert, wenn man weiß, worauf zu achten ist. Er erklärt, wie man Projekte richtig plant, durchführt und kontrolliert, damit man die Ziele nicht aus den Augen verliert und den Überblick behält. Dazu gehört natürlich auch zu wissen, was ein gutes Projektteam ausmacht und wie man die Leute bei der Stange hält. Dabei geht der Autor auf die neuesten Projektmanagement-Techniken ein und stellt verschiedene Computerprogramme vor, die das Projektmanagement unterstützen und wesentlich erleichtern. Mit diesem Buch wird jeder zu einem routinierten Projektmanager, der seine Projekte mit Bravour meistert.
Table of ContentsÜber den Autor 9
Über die Übersetzerin 9
Über den Fachkorrektor 10
Einleitung 23
Über dieses Buch 24
Törichte Annahmen über den Leser 24
Wie dieses Buch aufgebaut ist 25
Teil I: Die Erwartungen klären – das Wer, Was und Warum des Projekts 25
Teil II: Die richtige Menge und der richtige Zeitpunkt 25
Teil III: Die Mannschaft zusammenstellen 26
Teil IV: Das Schiff steuern: Das Projekt auf dem Weg zum Erfolg 26
Teil V: Noch besser werden 26
Teil VI: Der Top-Ten-Teil 26
Anhang 26
Symbole, die in diesem Buch verwendet werden 26
Wie es weitergeht 27
Teil I: Die Erwartungen klären –Das Wer, Was und Warum des Projekts 29
Kapitel 1 Projektmanagement: Der richtige Weg zu guten Ergebnissen 31
Was genau ist ein Projekt? 31
Die Vielfalt von Projekten kennen 33
Die vier Phasen eines Projekts 34
Projektmanagement definieren 36
Der Konzeptions- und Initiierungsprozess 37
Die Planungsprozesse 40
Die Umsetzungsprozesse 41
Die Monitoring- und Kontrollprozesse 42
Die Abschlussprozesse 43
Die Rolle des Projektmanagers 43
Ein Blick auf die Aufgaben des Projektmanagers 43
Lassen Sie keine Ausreden gelten 44
»Abkürzungen« vermeiden 45
Vorsicht vor sonstigen Versuchungen 46
Bringe ich die optimalen Voraussetzungen für einen Projektmanager mit? 47
Kapitel 2 Der Beginn der Reise: Die Entwicklung eines Projekts 49
Ideenquellen für potenzielle Projekte anzapfen 50
Besteht überhaupt Bedarf an potenziellen Projekten? 50
Ein künftiges Projekt als Business Case präsentieren 51
Projekt-Chart erstellen 53
Eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen 54
Eine Machbarkeitsstudie durchführen 55
Wichtige Dokumente bei dem Erstellen des Projekt-Charts 56
Welche Projekte schaffen es in die zweite Phase? 57
Kapitel 3 Die richtigen Leute einbeziehen 59
Das Audience ermitteln 59
Eine Audience-List erstellen 60
Die ersten Schritte zur Audience-List 60
Vollständigkeit und Nutzen der Audience-List verbessern 64
Eine Audience-List-Vorlage entwickeln 66
Driver, Supporter und Beobachter identifizieren 67
Entscheiden, wann Sie wen einbeziehen wollen 69
Unterschiedliche Methoden der Einbindung 72
Den größtmöglichen Nutzen aus der Beteiligung der Audiences ziehen 73
Personen mit ausreichender Autorität ins Boot holen 73
Die Macht und das Interesse der Audiences einschätzen 75
Kapitel 4 Festlegen, was Sie möglichst erreichen wollen –und warum 77
Das Projekt in einem Projektauftrag formulieren 77
Das Gesamtbild sehen: Wie passt Ihr Projekt hinein? 80
Herausfinden, warum Sie mit diesem Projekt betraut wurden 80
Festlegen, wo Ihr Projekt beginnt und wo es endet 89
Festlegen, wie Sie an das Projekt herangehen wollen 90
Die Ziele Ihres Projekts festlegen 92
Die Grenzen festlegen 96
Mit Einschränkungen arbeiten 96
Voraussetzungen ermitteln 99
Der Umgang mit Unsicherheiten während der Planungsphase 99
Kapitel 5 Jetzt wird’s konkret 101
Teile und herrsche: Projektarbeit in leicht verdaulichen Portionen 101
In Details denken 102
Hierarchisch denken 103
Ausnahmesituationen 112
Eine Projektstruktur erstellen und veröffentlichen 115
Unterschiedliche Wege, eine Aufgabe zu unterteilen 115
Die Projektstruktur entwickeln 116
Viele Wege führen nach Rom 117
Die richtige Erfassung von Informationen in der Projektstruktur 119
Unterschiedliche Darstellungsformen der Projektstruktur 120
Die Qualität der Projektstruktur verbessern 122
Mit Vorlagen arbeiten 123
Risiken bei der Aufgabenunterteilung erkennen 124
Festlegen, welche Informationen über die Tätigkeiten benötigt werden 126
Teil II: Die richtige Menge und der richtige Zeitpunkt 129
Kapitel 6 Wer will was bis wann erledigt haben? 131
Den Zeitrahmen abschätzen 132
Die Elemente eines Netzplans 132
Den Netzplan entwickeln 133
Den Netzplan analysieren 135
Den Netzplan richtig lesen 135
Einen Netzplan richtig interpretieren 136
Die Bedeutung des kritischen Pfades 137
Die Vorwärtsrechnung – kritische Pfade, nicht kritische Pfade, FAZ und FEZ ermitteln 137
Die Rückwärtsrechnung – Pufferzeiten, SAZ und SEZ ermitteln 139
Wie Sie Ihren Netzplan entwickeln 141
Vorgänger ermitteln 141
Ein einfaches Beispiel per Netzplan darstellen 144
Einen Zeitplan entwickeln 149
Einen vorläufigen Zeitplan erstellen 149
Lassen Sie sich nicht dazu verführen, den Zeitplan nach der Backing-in-Methode zu entwickeln 150
Festgelegte Zeitvorgaben einhalten 151
Unterschiedliche Strategien anwenden, um früher zum Picknick zu kommen 151
Vorgangsdauer schätzen 157
Die wichtigsten Einflussfaktoren 158
Merkmale von Ressourcen 158
Informationen überprüfen 159
Zeitschätzungen verbessern 159
Den Zeitplan veröffentlichen 161
Kapitel 7 Festlegen, wen Sie wann in welchem Umfang benötigen 165
Die Fähigkeiten und das Wissen der Teammitglieder beschreiben 166
Festlegen, welche Fähigkeiten und Kenntnisse die Teammitglieder haben müssen 166
Fähigkeiten, Kenntnisse und Interesse in einer Matrix darstellen 168
Einen Qualifikationsplan erstellen 170
Den erforderlichen Arbeitsaufwand abschätzen 171
Der Einsatz einer Human-Resources-Matrix 171
Personalbedarf in einer Human-Resources-Matrix beschreiben 172
Den Arbeitsaufwand einschätzen 173
Produktivität, Auslastung und Verfügbarkeit einkalkulieren 174
Ihre Schätzungen mit Erfahrungswerten aus der Vergangenheit belegen 176
Einen Auslastungsfaktor berücksichtigen 177
Sicherstellen, dass die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen 179
Die erste Ressourcenverteilung planen 179
Eine mögliche Überlastung der Ressourcen verhindern 182
Die projektübergreifende Aufgabenverteilung 183
Kapitel 8 Die anderen Ressourcen planen und das Budget entwickeln 187
Alle anderen Ressourcen planen 187
Money, Money, Money: Projektkosten und Budgets 190
Unterschiedliche Arten von Projektkosten 190
Die drei Schritte zum Projektbudget 192
Budgetänderungen während der Projektdurchführung 193
Projektkosten schätzen 194
Kapitel 9 Der Umgang mit Risiken und Unsicherheiten 199
Risiko und Risikomanagement definieren 200
Risiken und Risikofaktoren 201
Risikofaktoren erkennen 202
Risiken erkennen 204
Risiken einschätzen: Eintrittswahrscheinlichkeit und Folgen 205
Die Eintrittswahrscheinlichkeit einschätzen 206
Den Umfang der Auswirkungen einschätzen 208
Risikomanagement 211
Die Risiken auswählen, die Sie aktiv managen wollen 211
Eine Risikomanagementstrategie entwickeln 212
Über Risiken reden 213
Einen Risikomanagementplan aufstellen 215
Teil III: Die Mannschaft zusammenstellen 217
Kapitel 10 Die wichtigsten Mitspieler in Stellung bringen 219
Drei Organisationsformen 219
Funktionalorganisation 220
Projektorientierte Organisationsstruktur 222
Die Matrixorganisation 224
Die Schlüsselfiguren in einer Matrixorganisation 226
Projektmanager 226
Teammitglieder 227
Funktionalmanager 228
Unternehmensführung 229
Erfolgreiches Projektmanagement in einer Matrixorganisation 229
Eine Teamidentität schaffen und laufend stärken 229
Die Unterstützung aller Teammitglieder sichern 230
Weitere Unterstützung aus Ihrem Unternehmen heranholen 230
Häufig auftretende Probleme umgehen, bevor sie auftreten 231
Kapitel 11 Rollen und Verantwortungsbereiche der Teammitglieder festlegen 233
Die zentralen Begriffe definieren 234
Autorität, Verpflichtung und Verantwortlichkeit abgrenzen 234
Autorität und Verpflichtung vergleichen 235
Die wichtigsten Projektaufgaben verteilen 235
Was kann ich delegieren? 235
Übertragung von Autorität auch dauerhaft tragen 238
Mit Zuversicht delegieren 240
Verantwortung übertragen 240
Jemanden zur Rechenschaft ziehen, obwohl er Ihnen nicht direkt unterstellt ist 242
Rollenverteilungen in einer Responsibility Assignment Matrix visualisieren 244
Die Elemente einer Responsibility Assignment Matrix 244
Eine Responsibility Assignment Matrix lesen 247
Eine Verantwortungsmatrix erstellen 249
Die Genauigkeit Ihrer Matrix verbessern 250
Mit Mikromanagern umgehen 252
Warum jemand zum Mikromanager wird 252
So bekommt der Mikromanager Vertrauen in Ihre Fähigkeiten 253
Mit dem Mikromanager kooperieren 254
Kapitel 12 Mit dem richtigen Fuß aufstehen 255
Die Projektteilnehmer endgültig festlegen 256
Sich der Mitarbeit der Teammitglieder versichern 256
Prüfen, ob alle an Bord sind 258
Die Lücken füllen 259
Das Team entwickeln 260
Den genehmigten Projektplan noch einmal überprüfen lassen 261
Gemeinsame und individuelle Projektziele festlegen 261
Die Rollen der Teammitglieder festlegen 262
Die Arbeitsabläufe festlegen 263
Die persönliche Beziehung zwischen den Teammitgliedern stärken 263
Ihr Team zu einer reibungslos funktionierenden Einheit zusammenschweißen 264
Die Grundlage für eine ordnungsgemäße Projektkontrolle schaffen 266
Die Kontrollmechanismen auswählen und einrichten 266
Zeitpläne für Berichte und Meetings aufstellen 267
Die Projektgrundlinie festlegen 268
Das Projekt öffentlich machen 268
Die Grundlage für eine Abschlussbewertung 269
Teil IV: Das Schiff steuern: Das Projekt auf dem Weg zum Erfolg 271
Kapitel 13 Fortschrittsüberwachung und Kontrolle 273
Das Projekt kontrollieren 273
Projektmanagement-Informationssysteme einrichten 275
Die Zeitpläne überwachen 276
Die Arbeitsstunden überwachen 282
Die Ausgaben überwachen 286
Kontrollmechanismen starten 290
Probleme beseitigen, bevor sie entstehen 290
Die Kontrollprozesse formalisieren 291
Die Ursachen für mögliche Verzögerungen und Abweichungen herausfinden 292
Mögliche korrigierende Maßnahmen 293
Zurück auf den richtigen Kurs: Die Grundlinie 293
Verantwortungsvoll handeln, wenn Änderungen notwendig werden 294
Auf Änderungserfordernisse reagieren 295
Achtung! Schleichende Ausdehnung 296
Kapitel 14 Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten 297
Meinen, was man sagt, und sagen, was man meint: Grundlagen für eine erfolgreiche Kommunikation 298
Den Kommunikationsprozess unterteilen 298
Zwischen einseitiger Kommunikation und Kommunikation in beide Richtungen unterscheiden 299
Aktives Zuhören 300
Das richtige Medium für Ihre Bedürfnisse 301
Die reinen Fakten: Schriftliche Berichte 302
Nur so kommt man weiter: Effiziente Meetings 304
Einen schriftlichen Projektfortschritts- oder Statusbericht erstellen 306
Eine Liste (mit Namen) erstellen und doppelt überprüfen 307
Wichtiges und Unwichtiges in Ihrem Bericht unterscheiden können 307
Reif für den Goethepreis, oder wie man zumindest einen interessanten Bericht schreibt 308
Wichtige Projektmeetings durchführen 309
Regelmäßig stattfindende Teammeetings 309
Spontane Meetings 312
Meetings mit der Unternehmensleitung 312
Einen Projektplan für das Kommunikationsmanagement erstellen 313
Kapitel 15 Durch effektive Führung zu Höchstleistungen motivieren 315
Managen und führen können 315
Persönliche Macht und Einfluss erwerben 316
Verstehen, warum jemand tut, was Sie ihm sagen 316
Die Grundlagen Ihrer Macht legen 318
Die Motivation der Teammitglieder erzeugen und aufrechterhalten 320
Den Nutzen des Projekts herausstellen und so die Einsatzbereitschaft erhöhen 320
Die Machbarkeit demonstrieren und so das Durchhaltevermögen stärken 322
Teammitglieder darüber informieren, wie es läuft 322
Gute Arbeit belohnen 323
Kapitel 16 Das Projekt zum Abschluss bringen 325
Den Kurs bis zum Schluss beibehalten 326
Das Projektende von Anfang an mit durchplanen 326
Ihre Pläne aktualisieren, wenn Sie die Abschlussaufgaben planen 327
Das Team noch einmal für den Sprint über die Ziellinie motivieren 327
Die administrativen Aufgaben erledigen 328
Den Beteiligten das Ende leicht machen 329
Eine Abschlussbewertung durchführen 331
Das Abschlussmeeting schon während des Projekts einplanen 331
Bühne frei für das Meeting zur Projektabschlussbewertung 333
Ein Meeting zur Projektabschlussbewertung durchführen 334
Nach der Projektabschlussbewertung 336
Teil V: Noch besser werden 337
Kapitel 17 Wie neue Methoden und Technologien Ihre Arbeit beflügeln 339
Ein Blick auf agiles Projektmanagement 340
Die treibende Kraft des agilen Projektmanagements 340
Die Elemente des agilen Projektmanagements bei Scrum 341
Agiles und traditionelles Projektmanagement (Wasserfall-Modell) im Vergleich 342
Der effektive Einsatz von Computerprogrammen 343
Welche Software eignet sich für Sie? 344
Das Beste aus Ihrer Software herausholen 349
Projektmanagementsoftware in Ihre Arbeit einbeziehen 349
Was die sozialen Medien für Ihr Projektmanagement tun können 352
Was genau sind die sozialen Medien eigentlich? 353
Wie die sozialen Medien Ihre Projektplanung unterstützen und die Leistungen Ihres Teams verbessern können 354
Wie soziale Medien die Kommunikation verbessern können 355
Kapitel 18 Den Projektfortschritt mithilfe des Earned Value Management überwachen 357
Earned Value Management 357
Die Earned Value Management-Formeln verstehen 358
Ein einfaches Beispiel 362
Ursachen für festgestellte Abweichungen finden 363
Earned Value Management in Ihrem Projekt einsetzen 364
Geplante Kosten für tatsächliche Arbeitsleistung ermitteln 368
Teil VI: Der Top-Ten-Teil 371
Kapitel 19 Zehn Fragen zur Projektplanung 373
Warum wurde das Projekt auf den Weg gebracht? 373
Wen müssen Sie einbeziehen? 374
Welche Ergebnisse wollen Sie liefern? 374
Welche Beschränkungen müssen Sie beachten? 374
Von welchen Annahmen gehen Sie aus? 375
Welche Arbeiten müssen erledigt werden? 375
Wann beginnen und beenden Sie eine Tätigkeit? 375
Wer soll die eigentliche Projektarbeit durchführen? 376
Welche weiteren Ressourcen benötigen Sie? 376
Was kann schiefgehen? 376
Kapitel 20 Zehn Tipps für einen herausragenden Projektmanager 377
Machen Sie »Warum« zu Ihrem Lieblingswort 377
»Es geht« muss Ihr Motto sein 377
»Think Big« 378
»Think in Detail« 378
Gehen Sie vorsichtig mit Annahmen um 378
Betrachten Sie andere als Verbündete, nicht als Gegner 378
Sagen Sie, was Sie meinen; meinen Sie, was Sie sagen! 378
Respektieren Sie andere 379
Würdigen Sie gute Leistungen 379
Seien Sie Manager und Führer zugleich 379
Anhang 381
A Glossar 383
B Alle Techniken zu reibungslosen Abläufen zusammenführen 391
Stichwortverzeichnis 395
